Buscar Problemas

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Muchas personas deben la grandeza de sus vidas a los problemas que tuvieron que vencer. - Lord Robert Stephenson Smith Baden-Powell (Fundador del Movimiento Scout Mundial)

Buscar problemas es el punto de partida para Tomar Decisiones.

Toda persona que se precia de ser un buen trabajador, independientemente de su jerarquía, debe estar en constante búsqueda de problemas en donde aparentemente no existen (sin llegar a la paranoia).

Si dejamos que las cosas fluyan sin prestarles atención entonces, es casi seguro, que un problema nos va a sorprender y lo peor de todo es que no vamos a estar preparados para resolverlo correcta y rápidamente y posiblemente entraremos en un estado de crisis. Por otro lado, si no trabajamos para evitar que se presenten los problemas actuales o futuros entonces siempre estaremos en EMERGENCIA.

¿Usted le mide el aceite y el agua a su carro por lo menos una vez a la semana? ¿Por qué lo hace? Seguramente para evitarse el problema de que se queme el motor por falta de aceite o refrigerante. ¿No es cierto?

Es allí donde radica la importancia de buscar problemas a pesar que ya tenemos bastantes, muchos de los cuales existen porque seguramente no se anticipó a ellos.

Aunque usted no lo crea, "Un problema siempre es una oportunidad para ser mejor" y aquí lo vamos a demostrar.

En ese sentido es conveniente que todas las personas que trabajan con usted respondan las preguntas acerca de estos conceptos desde la misma perspectiva. (Haga la prueba con su gente y se sorprenderá por lo diverso de las respuestas):

¿Qué es una Situación?

Conjunto de factores o circunstancias actuales o futuras.

¿Qué es un Problema?

Es la brecha (GAP) entre la Situación Deseada (Objetivo) y la Situación Actual (Resultado) en el entorno (interno – externo) que en un momento puede ser una amenaza o una oportunidad. (Note el sentido imparcial de la palabra Problema. Puede ser beneficioso o perjudicial).

¿Cómo sabemos si estamos o no frente a un problema?

Es necesario que exista un conjunto de metas y un sistema de detección de problemas para determinar de qué manera y en qué grado nos favorece o desfavorece la situación actual o futura para alcanzar las metas trazadas

"Si usted no es capaz de ver que existe un problema entonces, nunca será capaz de ver la solución"

¿Qué es un Objetivo?

Es algo que nos interesa conseguir

¿Qué es un Resultado?

Es lo que realmente conseguimos

¿Qué es una Meta?

El conjunto de varios objetivos constituyen una meta

Sistema de metas

Conjunto de cosas tangibles, intangibles que se desean obtener

Si se fija metas, usted debe distinguir entre los objetivos finales y las acciones de apoyo. Un objetivo final podría ser “Quiero correr una maratón”, una acción de apoyo es lo que le ayuda a lograr ese objetivo, por ejemplo, “Voy a salir a correr por treinta minutos cada mañana”. Ahora su meta podría ser “Voy a ganar la maratón” o “Voy a participar en la maratón”. Su primera meta es más ambiciosa que la segunda.

Si usted no tiene un sistema de metas entonces, ¿Cómo sabrá lo que tiene que alcanzar gracias a lo que hace?

Establecimiento de la “Meta Correcta”

"Lo más importante en la vida es saber qué es lo más importante"

Este es el inicio de la Toma de Decisiones.

Un par de cosas a tener en cuenta: Si una meta es inalcanzable, no hay esperanza y si no es un reto entonces no lo motiva. Todo depende de usted. Tenga presente “Que su meta y el porqué de ella sea lo más fácil de entender”

“Planee para lo mejor. Prepárese para lo peor. Aprenda a sorprenderse”

Toda meta debe ser SMART

S: eSpecífica. Sea claro en definirla.
M: Medible. Si usted no tiene cómo medirla, ¿Cómo sabrá que la ha alcanzado?
A: Alineada a sus intereses.
R: Realista. No vaya mucho más allá de lo que puede hacer y tampoco haga menos de lo que puede hacer.
T: A Tiempo. De nada sirve meter gol cuando ya acabó el partido. ¿No es cierto?

El Qué conseguir, el Por qué y el Qué hacer

Todos perseguimos metas al momento que tomamos decisiones, que en conjunto podemos llamar “Visión”, esto es el “¿Qué conseguir?”. Debemos preguntarnos el “¿Por qué se quiere o debe conseguir?” En otras palabras ¿Por qué eso que se quiere conseguir es importante para nuestros propósitos? Luego, nos preguntamos el “¿Qué hacer?”. Para esto debemos preguntarnos: “Lo que hacemos ¿Nos da los resultados que nos ayudan a cerrar el GAP?” De lo que aquí se trata es de determinar los conceptos y, en la medida de lo posible, las unidades de medida o características de los resultados que justifican hacer lo que se hace y nos hace conseguir lo que se quiere.

"Consiga lo que necesita más que lo que quiere"

Las Métricas

Desde el inicio del proceso de toma de decisiones, los objetivos por alcanzar deben ser tasados de manera cuantitativa (lo cualitativo trate de convertirlo en números). Estos valores le servirán para saber si ha alcanzado o no los objetivos.


¿Cuándo sabremos que hemos resuelto un problema?

Cuando, en el tiempo establecido, hayamos alcanzado las métricas establecidas para los objetivos planteados

¿Qué es un curso de acción?

Es el conjunto de actividades que realizamos para lograr que la situación SÍ nos favorezca o para evitar que NO nos perjudique

¿Qué es una Decisión?

Dentro de un conjunto de cursos de acción posibles, es escoger uno que cierre un GAP. Así, se resuelve un problema específico de una manera específica, alcanzando un resultado específico, por una razón específica, en un momento específico, con los medios específicos, en un contexto no 100% especificado


Usted siempre toma una decisión quiera o no

Cuando se presenta una situación cualquiera, usted puede decidir 3 cosas:

  1. Hacer algo para aprovechar la situación (oportunidad).
  2. Hacer algo para manejar la situación (amenaza).
  3. No hacer nada al respecto porque la situación no lo afecta significativamente con respecto a sus intereses.

Si decide “No hacer nada”, los resultados que usted consiga estarán a merced de los acontecimientos y no en sus manos.


Algunas herramientas para detectar problemas:

No haga nada

Si no hacemos nada, ¿De qué manera nos afectaría? - ¿Qué pasaría si no hiciera nada?Ponga en práctica esta herramienta para un problema real y descubra los problemas que hasta ahora no ve.

El sentido de oportunidad

Ésta es quizás la percepción más difícil e importante de manejar. Saber cuándo hacer algo ya sea para corregir una situación, adaptarse a ella o crear una lo cual se llama crear el futuro. El tema es que actuar en el momento oportuno nos da grandes posibilidades de que el final de nuestro proceso de decisión se maneje las situaciones y eso nos dé el éxito.
Piense en situaciones en donde es importante tener en cuenta el sentido de oportunidad

El antes, el ahora y el futuro

Cada situación tiene su momento y cada momento tiene herramientas más apropiadas que otras para “Reconocer la existencia de un problema”. La situación (coyuntura, conveniencia de tiempo y de lugar) juega un papel importantísimo en el proceso de toma de decisiones. Si la situación pasa frente a nosotros y no la detectamos como un problema (oportunidad o amenaza) entonces es muy probable que a la corta o a la larga nos afecte en mayor grado. Es por esa razón que es necesario hacer un estudio y posterior análisis del antes, el ahora y el futuro por el cual atraviesa la Organización.

"El análisis del antes, el ahora y el futuro nos sirve para saber cómo actuamos frente a las situaciones y qué debemos hacer"

El antes - El que no conoce su historia corre el peligro de repetirla

Analizar lo que sucedió antes así como las causas que conllevaron al hecho nos advierte de posibles problemas frente a situaciones similares en el ahora y el futuro. También nos sirve para saber qué funcionó y que no funcionó. Esto nos da una idea de cómo deberíamos actuar en casos similares para seguir intentando lograr nuestros objetivos. Por ejemplo, el análisis de las consecuencias de los terremotos y tsunamis nos puede servir ahora para prepararnos para el futuro. Revisar cómo hemos actuado antes frente a situaciones similares considerando los resultados obtenidos nos servirá para saber qué tan conveniente es hacer lo que hacemos y si debemos cambiar.

Antecedentes - Haga un estudio de los antecedentes para saber qué pasó antes, eso nos servirá para saber qué es lo que probablemente suceda

"Para comprender una situación recolecte datos, luego conviértalos en información"

Para tomar una buena decisión, usted debe encontrar un equilibrio entre la información y el riesgo de la decisión.

El ahora

Si no sabemos lo que nos está pasando ahora entonces es muy probable que estemos frente a una oportunidad que no aprovechamos o a una amenaza que nos puede perjudicar.

Pregúntese: ¿Qué sistema de investigación de problemas podemos emplear para el AHORA en el caso de su Organización?

El futuro - Construya su futuro

Esta es la etapa más difícil de analizar debido a que todavía no existe, no hay datos pero si hay indicios que nos llevan a hacer suposiciones.

Pregúntese: ¿Qué sistema de investigación de problemas podemos emplear para el FUTURO en el caso de su Organización?

Sea un inconforme, un disidente

Si usted se conforma con el statu quo, muy probablemente éste cambiará y lo sorprenderá por lo que usted debe tratar de estar listo para manejarlo y no esperar que la situación lo maneje a usted. Podría llegar a mostrarse contrario a determinada opinión, creencia, doctrina, idea, tendencia, etcétera. Eso lo convertirá en un innovador que crea el futuro el cual podría ser suyo.

Cuando todo, todo vaya muy pero muy bien, entonces preocúpese porque algo anda mal.

Pregúntese: ¿Qué es lo que no le gusta de la situación actual y qué piensa hacer al respecto?

Otras herramientas para detectar problemas son:

Comparación con otros

Pregúntese: ¿Cómo estamos con respecto a los demás?

Creación de condiciones muy adversas

¿Qué es lo peor que nos puede pasar para saber qué tan bien preparados estamos para afrontar esa terrible situación?

Shangri-La

¿Cuál sería nuestra situación ideal como Organización y qué tenemos que hacer para alcanzarla?

What’s up? (¿Qué pasa afuera?)

Esta técnica de planificación estratégica tiene por objeto prestar especial atención a las señales del mercado. Los analistas, servicios de prensa y especializados en ciertos temas de interés junto con las redes sociales pueden mantenerlo informado. Asistir a seminarios también puede ayudarlo. Lo que sucede afuera es lo que usted debe conocer de todas maneras.

Las parodias

Entre broma y broma la verdad se asoma. Usted y sus compañeros, hablen acerca de la realidad a manera de broma y verá que hay muchas cosas que usted no sabía.

Lluvia de ideas inversa

Buscarle los cinco pies al gato sabiendo que tiene cuatro

La Lluvia de ideas inversa es una variante del enfoque de Lluvia de ideas. Considerando que el intercambio de ideas ordinario comienza con un problema y busca una solución, la lluvia de ideas inversa comienza con una situación y busca problemas reales y/o potenciales. En otras palabras, se toma lo que parece ser una buena situación actual y se busca qué problemas pueden existir.

Listado de quejas

Me gusta, no me gusta. Averigüe lo que las otras personas tienen en mente con respecto a la situación presente.

Dos cabezas piensan mejor que una

Yo creo que este es el problema ¿Tú qué piensas?

Búsqueda de problemas

Cuestione todo lo que sucede y averigüe cómo manejarlo

Busque, busque problemas

Para estar preparados frente a las atingencias del futuro hay que trabajar hoy día sobre posibles problemas que todavía no existen. De la información que consiga tomará buenas decisiones.

El 50% de nuestro tiempo debe ser dedicado a solucionar problemas. El otro 50% debe ser dedicado a buscar problemas

Nuestro Curso de Toma de Decisiones lo convierte en un experto para realizar esta importante función. Para mayor información. Clic aquí

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Muchas gracias.

 

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